Bien Raiz

Bien Raíz es una empresa colombiana, que nació en la ciudad de Medellín hace 36 años, en sus inicios se dedicó a la construcción, pero actualmente presta servicios inmobiliarios de arrendamiento, ventas y avalúos.

El sector en el que se centra su fuerza de negocios es el inmobiliario, apoyando las personas, permitiéndoles arrendar, vender, comprar o hacer sus avalúos con seguridad, respaldo y garantía.

Desafío de Bien Raíz

El principal inconveniente que se presentaba en la compañía antes de implementar la solución, era que tenía 1.700 clientes con expedientes físicos, que estaban almacenados en archivadores, de tal manera que sí se necesitaba información acerca de un cliente como el estado de su inmueble o avance de trámites de arrendamiento, había que hacer una búsqueda manual retrasando los procesos de la compañía, para brindar atención eficiente a los clientes.

Julio Galeano, Director Administrativo y Financiero de Bien Raíz, expresó: “Antes teníamos un archivo físico, bastante complejo para buscar y almacenar la información. Además, esto demandaba un recurso humano extra que se dedicaba a la labor de búsqueda, convirtiéndose en un proceso lento donde la persona encargada se trasladaba hasta el archivo y luego buscaba la información. Por esta razón, nos vimos en la necesidad de conseguir una solución que nos permitiera automatizar este proceso y así poder garantizar a los clientes una atención oportuna”.

Para administrar los expedientes de arrendamiento y toda la documentación relacionada con la compañía de manera efectiva, Bien Raíz necesitaba una solución estable y de fácil uso, que le permitiera reunir todos los datos y documentos de manera ordenada en un sólo lugar y de este modo, reducir costos, agilizar los tiempos de consulta de información y tener los funcionarios de la compañía trabajando en línea.

Solución

“Requeríamos una solución que nos diera la opción de atender a los clientes, de manera rápida en el momento que lo demandaran. Igualmente, necesitábamos un sistema donde fuera posible tener todos los expedientes de los clientes y así poder consultar en línea.” Aseguró Galeano.

Greendoc, es la solución que le puso fin a las dificultades de consulta en los archivos de Bien Raíz, ya que es una herramienta que permite el almacenamiento de la información de manera organizada, realiza consultas en línea y da la posibilidad de llevar el control de todos los procesos de la compañía.

Galeano resaltó “la aceptación de la solución Greendoc en la gente fue positiva y nosotros como compañía estamos organizados y alineados. Esta herramienta de trabajo nos trajo muchas bondades, como el poder revisar la información al mismo tiempo, desde cualquier lugar; adicionalmente ya no estamos todo un día discutiendo por una carpeta perdida o un cliente desatendido, liberamos espacio en nuestras oficinas y ayudamos al medio ambiente, ya que reducimos a la mitad la impresión de documentos.

Resultados

Después de la implementación de Greendoc, Bien Raíz obtiene un mejor desarrollo empresarial, como optimización de tiempo y reducción de costos para el manejo del archivo. Antes la compañía necesitaba que un empleado se dedicara todo el tiempo al archivo para buscar los documentos que se fueran requiriendo en el día a día, ahora todos los empleados tienen acceso a la información y en un minuto pueden encontrar los documentos necesarios para trabajar y dar respuesta oportuna a los clientes. La solución lleva pocos meses de instalada en la compañía, y la experiencia se ha hecho única por lo segura y práctica de manejar.

“La inversión en una solución de gestión documental, se ve reflejada en la práctica, hoy no sólo hablamos de orden y agilidad en nuestros procesos, sino que también podemos hablar de una atención integral a nuestros clientes diferenciándonos de otras compañías en solidez y rendimiento oportuno, haciéndonos especialistas cada día más en el sector inmobiliario.” Detalló Galeano.

Actualmente Julio Galeano continúa trabajando con Nephos Greendoc, el aumento de clientes satisfechos y una mayor productividad laboral es notoria. “Como gerente de la compañía estoy tranquilo, porque no importa cuántos expedientes se procesen al día, sé que los puedo ubicar y consultar cada vez que lo desee sin hacer interferencia en el trabajo de los demás funcionarios.” Puntualizó Galeano.

Soluciones adquiridas